Ghid SmartPORTAL
Catalog Online
Manual de utilizare destinat cadrelor didactice universitare.
Introducere și Arhitectura SmartUMS
Prezenta documentație tehnică este destinată cadrelor didactice din cadrul Universității de Vest din Timișoara și descrie fluxul de notare prin intermediul modulului Catalog Online. Întregul sistem informatic smartUMS este conceput ca o arhitectură bazată integral pe tehnologii web unificate, eliminând barierele dintre aplicațiile desktop izolate. Datele sunt centralizate și procesate în timp real, accesul fiind structurat pe două componente web majore:
Componenta de Bază (Întreținere date studenți)
Această componentă structurală funcționează ca nucleul gestiunii școlarității. Este utilizată exclusiv de către Gestiunea Școlarității și personalul administrativ pentru introducerea, actualizarea și întreținerea datelor de școlaritate, taxe si cazare.
Componenta Generală „SmartPortal”
SmartPORTAL reprezintă poarta unică de acces web dedicată comunității academice active (profesori și studenți). Sistemul nu folosește aplicații separate, ci filtrează dinamic interfața și opțiunile grafice exclusiv pe baza rolului contului autentificat:
- Perspectiva cadrului didactic: Activează instrumentele de evaluare academică, având ca element central Secțiunea CATALOG ONLINE pentru introducerea notelor, verificarea sumelor de control și semnarea electronică.
- Perspectiva studentului: Generează automat tabloul de bord personal al studentului, oferindu-i acestuia posibilitatea de a-și vizualiza notele publicate, situația școlară completă, creditele obținute, situația taxelor financiare și alte documente administrative de interes.
Accesarea și Autentificarea
Pentru a garanta securitatea datelor și confidențialitatea notelor introduse, accesul în SmartPORTAL urmează o procedură strictă de securitate:
Se navighează prin intermediul oricărui browser web securizat către adresa smartportal.uvt.ro unică a platformei universitare SmartPORTAL.
Autentificarea se realizează prin protocolul centralizat Single Sign-On (SSO), utilizând adresa de e-mail instituțională a universității și parola asociată.
După recunoașterea credențialelor de către server, interfața web se încarcă personalizat: cadrele didactice vor vizualiza meniul dedicat gestiunii notelor și vor selecta opțiunea „CONTEXTE DIDACTICE” pentru începerea completarii notelor in catalog.
Interfața de Lucru a Cadrului Didactic
Pagina Acasă și Gestiunea Datelor Personale
La deschiderea sesiunii în SmartPORTAL, sistemul afișează implicit „Pagina Acasă”. Acest ecran funcționează ca un tablou de bord (Dashboard) ce centralizează mai multe secțiuni informative, precum: Statistici, Acțiuni rapide și Sfaturi și informații utile. În secțiunea Acțiuni rapide sunt disponibile mai multe scurtături care permit accesarea rapidă a unor module din aplicație, precum: Contexte didactice, Vizualizează examinări și Schimbă tema.
Pagina Date personale poate fi accesată prin accesare contului și selectarea opțiunii Date personale. În cadrul acestei pagini utilizatorul poate vizualiza datele personale care au fost completate în platforma Logios la adăugarea acestuia. Această pagină oferă informații cu referire la datele personale ale utilizatorului și datele de contact.
Pagina contexte didactice (filtrare și perspective)
Această zonă centralizează toate formațiunile de studiu (cursuri, seminare, laboratoare sau proiecte) alocate profesorului. Pentru a facilita navigarea rapidă în volume mari de date, SmartPORTAL pune la dispoziție filtre dinamice:
| Opțiune Tehnică Interfață | Funcționalitate și Impact în Sistemul Web |
|---|---|
| Filtrarea contextelor active | Interoghează în fundal componenta de bază pentru a restrânge lista în funcție de Anul universitar, Semestru, Facultate, Program de studii și Disciplină. |
| Modificarea perspectivei de vizualizare | Comută structura vizuală între modul „Grid” (afișare sub formă de carduri de examinare) și modul „Listă” (afișare tabelară, compactă). |
| Schimbă perspectiva (Rol Utilizator) | Opțiune avansată ce permite cadrelor didactice care cumulează roluri administrative să schimbe nivelul de vizualizare fără a se re-autentifica. |
În secțiunea Contexte regăsim toate operațiile necesare pentru a vizualiza componența grupelor de studenți și a examenelor și pentru notarea studenților.
În colțul din dreapta al secțiunii regăsim butonul Cum filtrezi? care conține un manual de instrucțiuni al acestei secțiuni.
Secțiunea catalog online: flux de notare și validare
Pentru a trece notele studenților în catalogul online, aveți la dispoziție două metode:
Tastarea notelor pentru fiecare student direct în câmpurile libere din platformă (cu salvare automată).
Încărcarea notelor dintr-un document precompletat (Excel sau .csv), utilizând funcția „Importă catalog”.
Introducerea notelor manual în catalog și salvarea asincronă
La selectarea unei examinări specifice, pe interfață se afișează catalogul digital, populat automat cu studenții extrași din componenta “examinare” la disciplina aferentă. Notele sau calificativele sunt introduse direct în celulele tabelare. Aplicația utilizează un mecanism de salvare asincronă: fiecare notă este transmisă securizat pe server în fundal pe măsură ce este tastată, prevenind pierderile de date în cazul întreruperii conexiunii la internet.
Aplicația folosește un mecanism de salvare asincronă. Fiecare notă este transmisă și salvată securizat pe server în fundal, exact în momentul tastării, eliminând riscul pierderii datelor în cazul unei deconectări de la internet.
Accesați examinarea dorită din lista de contexte didactice. Pe ecran se va afișa automat catalogul digital, populat cu studenții asociați acelei discipline.
Tastați notele sau calificativele direct în celulele tabelare corespunzătoare fiecărui student. Pentru a marca un student absent, se va selecta butonul din dreptul studentului și opțiunea Absent, iar prin accesarea opțiunii Vizualizează se va putea vizualiza situația studentului la disciplina respectivă.
Deasupra listei de studenți: Puteți verifica oricând detaliile examinării (data, sala, activitatea, componenta didactică) și timpul rămas pentru notare. Sub lista de studenți: Puteți urmări statusul ultimei auto-salvări efectuate sau, dacă ați blocat deja catalogul, puteți vizualiza Suma de control.
Pentru a vedea istoricul complet al operațiilor efectuate în catalogul curent, apăsați butonul „Istoric” poziționat în partea superioară, deasupra listei de studenți.
Introducerea notelor prin import cu fișier .csv
La selectarea unei examinări specifice, pe interfață se afișează catalogul digital, populat automat cu studenții extrași din componenta “examinare” la disciplina aferentă.
Pentru introducerea notelor prin intermediul unui fișier Excel, se descarcă macheta din meniul Acțiuni → Exportă catalog.
Ulterior, se completează fișierul cu notele aferente fiecărui student. În cazul studenților absenți, în câmpul corespunzător se completează valoarea „DA”.
După completarea fișierului, se selectează opțiunea Importă catalog, iar notele introduse în Excel vor fi importate automat în catalog.
Blocarea catalogului didactic (procedură ireversibilă)
După completarea integrală a notelor și validarea vizuală a acestora, cadrul didactic are obligația de a bloca catalogul din meniul de acțiuni pentru a iniția procedurile de securizare.
Procedura de blocare este strict ireversibilă din perspectiva contului de cadru didactic. Din momentul executării blocării, drepturile de editare a notelor sunt revocate automat de sistem. Orice rectificare ulterioară a unei note eronate se va putea realiza exclusiv doar în urma deblocării catalogului.
Mecanismul Criptografic Hash (Suma de Control) și Sincronizarea
În momentul blocării, sistemul web generează automat o Sumă de Control (Cod unic Hash criptografic). Acest cod garantează matematic faptul că notele salvate în SmartPORTAL sunt în deplină concordanță cu datele transmise în Componenta de Bază a SmartUMS.
Dacă Suma de Control este invalidă, se va activa butonul de Sincronizare, care va permite cadrului didactic să refuze modificările neconforme, sincronizând datele din Logios cu cele regăsite în Catalog. În urma acestei acțiune se va deschide o fereastră în care sunt prezentate modificările aduse catalogului.
Dacă utilizatorul nu este de acord cu aceste modificări și dorește să păstreze notele introduse initial, cu care a fost blocat catalogul, atunci se vor sincroniza datele din Logios cu cele din Catalog, utilizând butonul aferent.
În cazul în care utilizatorul este de acord cu modificările aduse și dorește preluarea acestora în Catalogul Online, atunci se vor sincroniza datele din Catalog cu cele din Logios, utilizând butonul aferent.
După sincronizarea datelor suma de control se va valida din nou.
Generarea catalogului și semnarea electronică
Funcția de Generare Catalog randează instantaneu documentul oficial în format PDF securizat (disponibilă ca schiță înainte de blocare sau ca document oficial după blocare). Butonul rămâne activ permanent pe parcursul sesiunii.
Semnarea Electronică reprezintă actul legal de închidere a examinării și urmează următorul algoritm automat:
Profesorul titular accesează meniul „Acțiuni” din interiorul catalogului blocat și alege comanda „Semnează”.
Se aplică semnătura electronică prin marca temporară aferentă fiecărui utilizator. Dacă disciplina implică un cadru didactic asistent, SmartPORTAL îi trimite automat acestuia o alertă pe e-mail, solicitând co-semnarea obligatorie.
După aplicarea ultimei semnături, catalogul devine un document de arhivă inalterabil. Notele sunt publicate instantaneu, devenind oficiale și vizibile în SmartPORTAL pentru utilizatorii cu rol de student (în cadrul secțiunii lor de vizualizare a notelor și situației școlare).
După ce ultimul asistent finalizează semnarea, titularul poate accesa catalogul și descărca varianta semnată.
Arhivarea catalogului
După aplicarea ultimei semnături se aplică sigiliul instituțional certificat și catalogul se arhiveaza automat.